Le amministrazioni pubbliche spesso richiedono gli originali di atti e documenti per l’istruttoria delle istanze a loro presentate, in questi casi è possibile produrre in sostituzione di tali carte copie autentiche oppure copie conformi degli stessi.

Infatti l’articolo 18 del DPR 445/2000 specifica come le copie autentiche oppure le copie conformi di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della loro riproduzione fedele.

L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Essa consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.
Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

Il comma 3 dell’articolo 18 del D.P.R. 445/00 prevede che nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente.

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